Reverse Logistics là gì? Cách xây dựng quy trình logistics ngược hiệu quả

Trong một chuỗi cung ứng thông thường, hàng hóa di chuyển từ nhà sản xuất đến kho, nhà phân phối rồi đến khách hàng. Tuy nhiên, dòng hàng không phải lúc nào cũng kết thúc ở người mua. Hàng có thể được trả lại vì nhiều nguyên nhân như sản phẩm lỗi, giao nhầm, không đúng nhu cầu, bảo hành hoặc thay đổi đơn hàng.

Khi lượng hàng hoàn tăng, việc đưa sản phẩm trở lại kho mà không có quy trình kiểm soát có thể tạo ra nhiều vấn đề. Hàng chưa kiểm tra dễ bị nhập nhầm vào tồn kho bán được, sản phẩm lỗi chiếm diện tích và nhân viên mất nhiều thời gian xử lý. Reverse logistics giúp doanh nghiệp tổ chức dòng hàng ngược này thành một quy trình có kiểm soát, từ lúc tiếp nhận đến khi hàng được xử lý cuối cùng.

Reverse Logistics là gì?

Reverse logistics, hay logistics ngược, là quá trình quản lý dòng hàng hóa di chuyển từ khách hàng hoặc các điểm trong chuỗi phân phối quay trở lại doanh nghiệp.

Mục tiêu không chỉ là đưa hàng về kho mà còn xác định hàng được xử lý như thế nào sau khi quay trở lại.

Những trường hợp phát sinh logistics ngược

Reverse logistics có thể xuất hiện trong nhiều tình huống:

• Khách hàng trả lại sản phẩm.
• Sản phẩm bị lỗi hoặc hư hỏng.
• Giao sai hàng.
• Hàng cần bảo hành hoặc sửa chữa.
• Bao bì, pallet hoặc vật tư cần thu hồi.
• Sản phẩm cần tái sử dụng hoặc tái chế.

Mỗi trường hợp có thể yêu cầu cách xử lý khác nhau.

Vì sao doanh nghiệp cần quản lý hàng hoàn?

Nếu hàng trả về chỉ được đưa vào một khu vực bất kỳ trong kho, doanh nghiệp rất khó biết số lượng thực tế, tình trạng sản phẩm và khả năng đưa hàng trở lại thị trường.

Một quy trình reverse logistics tốt giúp tách dòng hàng hoàn khỏi hàng sẵn sàng bán và tạo cơ sở để xử lý từng nhóm đúng cách.

Quy trình Reverse Logistics gồm những bước nào?

Một quy trình logistics ngược thường bắt đầu từ việc xác nhận yêu cầu trả hàng và kết thúc khi sản phẩm được tái sử dụng, tái nhập kho hoặc xử lý theo phương án phù hợp.

Tiếp nhận yêu cầu hàng trả

Trước khi hàng quay về, doanh nghiệp cần xác định lý do trả hàng, thông tin đơn hàng và tình trạng dự kiến của sản phẩm.

Việc ghi nhận từ đầu giúp bộ phận kho chuẩn bị phương án tiếp nhận và giảm tình trạng hàng về nhưng không xác định được nguồn gốc.

Nhận và kiểm tra hàng

Khi hàng quay về, nhân viên cần đối chiếu mã hàng, số lượng và tình trạng thực tế.

Không nên đưa hàng hoàn trực tiếp vào vị trí hàng bán được trước khi hoàn tất bước kiểm tra.

Phân loại hàng hoàn

Sau kiểm tra, hàng có thể được chia thành nhiều nhóm như:

• Hàng còn nguyên trạng và có thể bán lại.
• Hàng cần kiểm tra hoặc sửa chữa.
• Hàng lỗi cần xử lý.
• Hàng có thể tái sử dụng.
• Hàng cần thanh lý hoặc xử lý theo quy định.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp xác định bước tiếp theo thay vì để tất cả hàng hoàn nằm chung một khu vực.

Tổ chức khu vực hàng hoàn trong kho

Hàng hoàn cần được bố trí để không làm ảnh hưởng đến luồng hàng thông thường.

Tạo khu vực tiếp nhận riêng

Khu vực hàng hoàn nên được xác định rõ để nhân viên biết nơi đưa hàng về sau khi tiếp nhận.

Điều này giúp tránh việc hàng chưa kiểm tra bị đặt lẫn vào khu vực lưu trữ chính.

Tách hàng theo trạng thái

Sau khi kiểm tra, mỗi nhóm hàng nên có trạng thái rõ ràng. Hàng chờ kiểm tra, hàng chờ sửa chữa và hàng có thể bán lại không nên được quản lý như một nhóm duy nhất.

Cách tổ chức này cũng giúp quản lý dễ theo dõi lượng hàng đang chờ xử lý.

Những nguyên nhân khiến chi phí logistics ngược tăng cao

Reverse logistics thường phát sinh thêm nhiều công đoạn so với dòng hàng thông thường.

Hàng phải di chuyển nhiều lần

Nếu hàng hoàn được đưa qua nhiều khu vực mà không có quy trình rõ ràng, nhân viên có thể phải xử lý cùng một sản phẩm nhiều lần.

Việc xác định trước hướng xử lý giúp giảm các bước di chuyển không cần thiết.

Kiểm tra thủ công mất nhiều thời gian

Những sản phẩm cần kiểm tra kỹ có thể làm tăng thời gian xử lý. Doanh nghiệp nên xây dựng tiêu chí phân loại để nhân viên biết trường hợp nào cần kiểm tra sâu.

Hàng hoàn tồn đọng

Hàng đã trả nhưng chưa có phương án xử lý rõ ràng sẽ tiếp tục chiếm diện tích và tạo ra tồn kho khó kiểm soát.

Đây là một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm khi lượng hàng hoàn tăng.

Làm thế nào để kiểm soát dữ liệu hàng hoàn?

Dữ liệu reverse logistics cần được kết nối với dữ liệu bán hàng và tồn kho để phản ánh đúng tình trạng sản phẩm.

Ghi nhận lý do trả hàng

Không chỉ ghi nhận số lượng, doanh nghiệp nên phân loại nguyên nhân trả hàng.

Sau một thời gian, dữ liệu này có thể giúp xác định sản phẩm nào có tỷ lệ hoàn cao hoặc nguyên nhân nào xuất hiện thường xuyên.

Quản lý trạng thái hàng

Mỗi sản phẩm hoàn cần có trạng thái phù hợp, chẳng hạn chờ kiểm tra, đạt điều kiện bán lại, chờ sửa chữa hoặc không thể bán.

Việc phân biệt trạng thái giúp tránh tình trạng đưa nhầm hàng chưa đạt yêu cầu vào tồn kho khả dụng.

Theo dõi thời gian xử lý

Thời gian từ khi nhận hàng đến khi hoàn tất xử lý cũng là một chỉ số quan trọng.

Nếu hàng thường xuyên nằm chờ quá lâu, doanh nghiệp cần xác định công đoạn gây ùn tắc.

Reverse Logistics trong thương mại điện tử

Thương mại điện tử thường có yêu cầu xử lý hàng hoàn cao hơn một số mô hình bán hàng truyền thống.

Tốc độ xử lý ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng

Khách hàng không chỉ quan tâm việc được chấp nhận trả hàng mà còn quan tâm thời gian hoàn tiền, đổi sản phẩm hoặc xử lý yêu cầu.

Do đó, reverse logistics cần được tổ chức như một phần của trải nghiệm sau bán hàng.

Cần kết nối giữa bán hàng và kho

Thông tin trả hàng cần được truyền đến bộ phận kho đủ nhanh để chuẩn bị tiếp nhận.

Nếu dữ liệu giữa hệ thống bán hàng và kho không đồng bộ, nhân viên có thể gặp khó khăn khi xác định đơn hàng hoặc trạng thái xử lý.

Có thể giảm chi phí Reverse Logistics bằng cách nào?

Không phải mọi hàng hoàn đều có thể loại bỏ, nhưng doanh nghiệp có thể giảm chi phí xử lý bằng cách kiểm soát từng công đoạn.

Phân loại ngay khi hàng về

Hàng nên được phân loại càng sớm càng tốt dựa trên tình trạng thực tế.

Điều này giúp sản phẩm có khả năng bán lại nhanh chóng quay trở lại dòng hàng phù hợp.

Tối ưu luồng xử lý

Khu vực hàng hoàn, kiểm tra, sửa chữa và tái nhập kho nên được tổ chức theo trình tự xử lý.

Nếu các khu vực nằm quá xa nhau, nhân viên sẽ mất thêm thời gian vận chuyển nội bộ.

Phân tích nguyên nhân trả hàng

Dữ liệu reverse logistics không chỉ dùng để xử lý hàng đã trả mà còn có thể giúp doanh nghiệp tìm nguyên nhân gốc.

Nếu một sản phẩm có tỷ lệ hoàn cao do lỗi đóng gói, doanh nghiệp có thể cải thiện đóng gói để giảm hàng hoàn trong tương lai.

KPI nào nên theo dõi trong logistics ngược?

Để đánh giá hiệu quả, doanh nghiệp có thể xây dựng nhóm KPI riêng cho reverse logistics.

Tỷ lệ hàng hoàn

Theo dõi số lượng hoặc tỷ lệ hàng bị trả lại theo sản phẩm, nhóm hàng hoặc kênh bán hàng.

Thời gian xử lý hàng hoàn

Đo thời gian từ lúc hàng được tiếp nhận đến khi có trạng thái xử lý cuối cùng.

Tỷ lệ hàng có thể tái bán

Chỉ số này cho biết bao nhiêu sản phẩm sau khi trả về có thể quay lại thị trường.

Chi phí xử lý mỗi đơn hàng hoàn

Doanh nghiệp có thể theo dõi chi phí nhân sự, vận chuyển và các công đoạn liên quan để xác định nhóm hàng hoặc nguyên nhân đang tạo ra chi phí cao.

Khi nào doanh nghiệp cần xây dựng quy trình Reverse Logistics riêng?

Nếu lượng hàng hoàn còn rất nhỏ, doanh nghiệp có thể quản lý bằng quy trình đơn giản. Nhưng khi hàng trả về xuất hiện thường xuyên, cần có quy trình riêng với khu vực, nhân sự và trạng thái dữ liệu rõ ràng.

Đặc biệt, doanh nghiệp thương mại điện tử, bán lẻ và phân phối nhiều SKU nên xây dựng quy trình sớm để tránh hàng hoàn trở thành một dòng tồn kho khó kiểm soát.

Biến hàng hoàn thành một phần của chuỗi cung ứng

Reverse logistics không nên được xem đơn thuần là công việc “nhận lại hàng”. Đây là một dòng vận động riêng cần được thiết kế và kiểm soát tương tự dòng hàng đi.

Khi doanh nghiệp phân loại chính xác, kiểm soát trạng thái và rút ngắn thời gian xử lý, một phần hàng hoàn có thể được tái nhập vào chuỗi cung ứng thay vì trở thành hàng tồn đọng.

Để quá trình này vận hành hiệu quả, doanh nghiệp cũng cần tổ chức khu vực tiếp nhận, kiểm tra, lưu trữ và xử lý hàng hoàn phù hợp với mặt bằng thực tế. TPPRACK có thể hỗ trợ tư vấn giải pháp kệ và tổ chức không gian lưu trữ phù hợp với đặc điểm hàng hóa, luồng vận hành và nhu cầu của từng dự án.