Cách nâng cao năng suất nhân viên kho mà không cần tăng nhân sự
Khi sản lượng đơn hàng tăng, phản ứng đầu tiên của nhiều doanh nghiệp là tuyển thêm nhân viên kho. Tuy nhiên, nếu nguyên nhân thực sự nằm ở quy trình thiếu hợp lý, thời gian chờ nhiều hoặc nhân viên phải di chuyển quá xa, việc tăng người chưa chắc giải quyết được vấn đề.
Năng suất nhân viên kho cần được nhìn từ toàn bộ quá trình làm việc. Một nhân viên có thể mất nhiều thời gian không phải vì thao tác chậm mà vì phải chờ lệnh, chờ xe nâng, tìm vị trí hàng hoặc xử lý dữ liệu thủ công. Do đó, trước khi tăng nhân sự, doanh nghiệp nên đo lường cách thời gian được sử dụng và xác định đâu là những công việc không tạo ra giá trị.
Những dấu hiệu cho thấy năng suất nhân viên kho đang thấp
Không phải lúc nào năng suất thấp cũng thể hiện rõ qua sản lượng. Quản lý cần quan sát cả thời gian chờ, số lần di chuyển và tỷ lệ sai sót.
Nhân viên mất nhiều thời gian tìm hàng
Nếu mã hàng và vị trí lưu trữ không được quản lý rõ ràng, nhân viên có thể phải tìm kiếm nhiều lần trước khi hoàn thành một đơn.
Thời gian tìm hàng tưởng như nhỏ nhưng khi lặp lại hàng trăm lần mỗi ngày sẽ tạo ra lượng thời gian lãng phí đáng kể.
Nhiều thời gian chờ giữa các công đoạn
Nhân viên có thể phải chờ xe nâng, chờ xác nhận đơn, chờ kiểm tra hoặc chờ khu vực tiếp nhận sẵn sàng.
Nếu tình trạng này xảy ra thường xuyên, việc bổ sung người ở một công đoạn chưa chắc giúp tăng sản lượng toàn kho.
Sản lượng tăng nhưng sai sót cũng tăng
Một đội ngũ có năng suất cao nhưng thường xuyên picking sai, giao thiếu hàng hoặc phải xử lý lại đơn chưa thể xem là vận hành hiệu quả.
Vì vậy, năng suất cần được đánh giá đồng thời với chất lượng công việc.
Đo năng suất nhân viên kho bằng dữ liệu
Muốn cải thiện năng suất, doanh nghiệp trước hết cần biết nhân viên đang dành thời gian cho những công việc nào.
Xác định sản lượng trên giờ làm việc
Có thể theo dõi số đơn, số dòng hàng hoặc số pallet được xử lý trong một khoảng thời gian nhất định tùy mô hình kho.
Ví dụ, kho bán lẻ có thể quan tâm số dòng hàng được picking mỗi giờ, trong khi kho nguyên pallet có thể sử dụng số pallet xuất nhập làm đơn vị đo.
Theo dõi thời gian cho từng công đoạn
Không nên chỉ đo tổng thời gian làm việc. Quản lý nên tách thành các hoạt động như nhận lệnh, tìm hàng, di chuyển, picking, kiểm tra và bàn giao.
Cách phân tích này giúp phát hiện chính xác công đoạn đang tiêu tốn nhiều thời gian nhất.
Kết hợp năng suất với độ chính xác
Một chỉ số năng suất nên được đặt cạnh tỷ lệ sai sót. Nếu nhân viên tăng tốc nhưng số đơn sai cũng tăng, doanh nghiệp cần điều chỉnh phương pháp thay vì tiếp tục thúc đẩy tốc độ.
Giảm thời gian di chuyển không cần thiết
Trong nhiều kho, nhân viên dành một phần đáng kể thời gian để đi lại giữa các khu vực.
Xác định những tuyến di chuyển lặp lại
Quản lý có thể quan sát hoặc ghi nhận những tuyến nhân viên thường xuyên phải di chuyển. Nếu một công việc yêu cầu đi qua nhiều khu vực nhiều lần trong ngày, cần xem xét nguyên nhân.
Việc giảm một đoạn di chuyển nhỏ ở mỗi đơn có thể tạo ra mức tiết kiệm lớn khi tổng số đơn tăng cao.
Bố trí công việc gần khu vực phù hợp
Những hoạt động có tần suất cao nên được tổ chức để hạn chế thao tác và di chuyển không cần thiết.
Điều này không đồng nghĩa với việc chỉ đưa hàng về một khu vực mà cần cân nhắc đồng thời luồng hàng, an toàn và phương thức vận hành của kho.
Giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa
Thời gian tìm hàng là một trong những yếu tố khó nhận thấy nhưng có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất.
Chuẩn hóa mã vị trí
Mỗi vị trí nên có mã rõ ràng và được thống nhất giữa hệ thống với thực tế. Nhân viên cần có khả năng xác định nhanh khu vực và vị trí cần đến.
Một hệ thống mã vị trí hợp lý cũng giúp quá trình đào tạo nhân viên mới đơn giản hơn.
Hạn chế thay đổi vị trí không được ghi nhận
Nếu hàng thường xuyên được di chuyển nhưng không cập nhật kịp thời, dữ liệu vị trí sẽ mất độ tin cậy.
Nhân viên sau đó phải mất thêm thời gian kiểm tra thực tế, làm giảm hiệu suất của cả quy trình.
Chuẩn hóa thao tác của nhân viên
Hai nhân viên có thể xử lý cùng một công việc nhưng mất thời gian hoàn toàn khác nhau nếu không có phương pháp thống nhất.
Xây dựng quy trình thao tác chuẩn
Các công việc lặp lại như picking, kiểm tra, đóng gói và bàn giao nên có hướng dẫn rõ ràng.
Nhân viên cần biết thứ tự thực hiện, tiêu chuẩn hoàn thành và cách xử lý những trường hợp bất thường.
Đào tạo theo công việc thực tế
Đào tạo tại kho nên tập trung vào tình huống nhân viên thực sự gặp trong ca làm việc thay vì chỉ cung cấp lý thuyết.
Sau đào tạo, quản lý có thể đánh giá lại tốc độ, độ chính xác và khả năng tuân thủ quy trình.
Phân công nhân sự theo sản lượng thực tế
Một trong những cách tăng năng suất lao động kho là phân bổ nhân sự phù hợp với khối lượng công việc theo từng thời điểm.
Tránh chia nhân sự cố định cho mọi ca
Nhu cầu xử lý trong kho có thể thay đổi theo giờ, ngày hoặc mùa cao điểm. Nếu số lượng nhân viên được phân bổ giống nhau trong mọi thời điểm, sẽ có lúc thiếu người và có lúc dư người.
Dữ liệu sản lượng lịch sử giúp quản lý dự đoán thời điểm cần tăng cường nhân lực.
Phân công theo năng lực
Những công việc yêu cầu kinh nghiệm hoặc kỹ năng đặc thù nên được giao cho nhân sự phù hợp. Nhân viên mới có thể bắt đầu với các công việc đã được chuẩn hóa trước khi đảm nhận những nhiệm vụ phức tạp hơn.
Giảm thời gian chờ xe nâng và thiết bị
Không chỉ nhân viên mới ảnh hưởng đến năng suất. Việc phụ thuộc vào thiết bị cũng có thể tạo ra điểm nghẽn.
Xác định các công đoạn thường xuyên phải chờ
Nếu nhân viên thường xuyên chờ xe nâng đưa pallet, chờ thiết bị hoặc chờ khu vực bàn giao, quản lý cần xác định nguyên nhân.
Có thể vấn đề nằm ở cách điều phối thiết bị, thời điểm thực hiện hoặc sự phối hợp giữa các nhóm.
Đồng bộ người và thiết bị
Mục tiêu là để nhân viên và thiết bị hoạt động theo cùng một quy trình thay vì mỗi bên chờ bên còn lại.
Với kho có mật độ vận hành cao, việc tổ chức lại phương thức điều phối có thể mang lại hiệu quả mà không nhất thiết phải tăng số lượng thiết bị.
Ứng dụng công nghệ để giảm thao tác thủ công
Khi sản lượng tăng, những công việc nhập liệu hoặc kiểm tra thủ công có thể trở thành gánh nặng cho nhân sự.
Barcode và thiết bị quét
Barcode giúp giảm việc nhập mã bằng tay và hạn chế một số lỗi khi xác nhận hàng hóa. Nhân viên có thể quét mã tại các bước phù hợp thay vì ghi chép nhiều lần.
Phần mềm quản lý kho
WMS hoặc các hệ thống quản lý phù hợp có thể hỗ trợ phân bổ nhiệm vụ, quản lý vị trí và ghi nhận giao dịch.
Tuy nhiên, công nghệ nên được triển khai dựa trên vấn đề thực tế. Không phải kho nào cũng cần đầu tư một hệ thống phức tạp ngay từ đầu.
Xây dựng KPI để quản lý năng suất
Sau khi cải thiện quy trình, doanh nghiệp cần tiếp tục đo lường để biết thay đổi có thực sự hiệu quả hay không.
Theo dõi sản lượng và chất lượng
Một bộ KPI có thể bao gồm sản lượng mỗi giờ, thời gian xử lý, tỷ lệ sai đơn và thời gian chờ.
Các chỉ số này cần được theo dõi theo nhóm công việc để tránh so sánh những vị trí có tính chất hoàn toàn khác nhau.
Đánh giá theo xu hướng
Không nên dùng một ngày có sản lượng cao hoặc thấp để kết luận năng suất nhân viên. Quản lý nên xem dữ liệu trong nhiều ngày hoặc nhiều tuần để nhận diện xu hướng.
Khi nào doanh nghiệp mới nên tăng nhân sự?
Tăng nhân sự là cần thiết khi khối lượng công việc thực tế đã vượt quá năng lực của đội ngũ hiện tại dù quy trình đã được tổ chức hợp lý.
Khi công suất vận hành đã gần giới hạn
Nếu nhân viên liên tục đạt mức năng suất phù hợp nhưng sản lượng vẫn vượt khả năng xử lý, doanh nghiệp cần cân nhắc bổ sung nguồn lực.
Khi nhu cầu tăng theo mùa
Với các doanh nghiệp có mùa cao điểm, tuyển thời vụ hoặc điều chỉnh ca làm có thể phù hợp hơn việc tăng nhân sự cố định.
Đừng chỉ yêu cầu nhân viên làm nhanh hơn
Tăng năng suất nhân viên kho không đơn giản là yêu cầu nhân viên thao tác nhanh hơn. Nếu nguyên nhân nằm ở việc tìm hàng lâu, chờ thiết bị, quy trình thiếu thống nhất hoặc dữ liệu không chính xác, áp lực tốc độ có thể chỉ làm tăng sai sót.
Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc đo lường → xác định điểm nghẽn → cải thiện quy trình → chuẩn hóa thao tác → đo lại kết quả.
Khi những yếu tố về con người, quy trình và thiết bị được tổ chức đồng bộ, doanh nghiệp có thể tăng sản lượng mà chưa cần mở rộng đội ngũ ngay lập tức. Với các kho đang gặp vấn đề về thời gian di chuyển, thao tác picking hoặc khả năng tiếp cận hàng, việc đánh giá lại hệ thống lưu trữ và cách tổ chức không gian cũng có thể là một hướng cải thiện hiệu quả. TPPRACK có thể trao đổi cùng doanh nghiệp về giải pháp kệ và tổ chức khu vực lưu trữ phù hợp với nhu cầu vận hành thực tế.
